Der Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum sofortigen Eintritt eine
Assistenz (m/w/d)
Wenn das service- und ergebnisorientierte Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!
Unser Angebot:
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
- ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
- berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
- gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit (mobiles arbeiten)
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF
Ein Einblick in Ihre Aufgaben:
- organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung/Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien – Berufungen –Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch
- selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs
- Terminkoordination und –pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume
- Wiedervorlagenmanagement
- Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme
- organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen
- eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und –ausgangs und digitale Ablage
- Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen
- kontinuierliche Pflege der Homepage
- Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP
- administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
- weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
- ggfs. Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten (m/w/d)
Ihr Profil:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
- ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
- sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
- Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten
- idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement
- Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftreten
- vorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweise
- ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
- ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft
Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach E 8 TV-L möglich.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 10.05.2025 über das Online-Bewerbungsportal.
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung
Bettina Abels – Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg
Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg
Fragen? Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns gerne.
dekanat@uniklinik-freiburg.de
